Reembolso de Quilometragem: Como tornar esse processo mais eficiente.

Reembolso de quilometragem ou Reembolso de KM é uma das despesas externas recorrentes entre os colaboradores com rotina de trabalho fora do escritório, consequentemente as empresas procuram ter uma organização mínima para registrar esse reembolso em particular, quando digo organização mínima é mínima mesmo, não por falta de interesse das companhias, mas geralmente por não enxergar os reais benefícios que uma gestão de reembolso automática pode trazer para toda a equipe.

Em alguns setores específicos o reembolso de KM é o mais requisitado entre os colaboradores e é justamente por isso que você deve investir esforços para aprimorar esse processo, pois, conseguirá obter um grande retorno para a companhia, tanto na produtividade quanto na economia de custos.

Infelizmente é comum que os processos de reembolsos em geral sejam informais, ainda mais quando falamos do reembolso de quilometragem, que habitualmente não possui um padrão de registro, é demorado, manual e passível de erros.

Para tornar esse processo mais eficiente é importante que a empresa defina alguns procedimentos e políticas, começando pela automação, de preferência utilizando uma plataforma específica de gestão de reembolsos, só assim poderá obter dados mais precisos para analisá-los categoricamente.

“Registro de Reembolso de KM com GPS no aplicativo da Expense Mobi.”

Com a automação do processo de reembolso de quilometragem você obtém:

  • Padronização no registro e na aprovação dos reembolsos de KM;
  • Consegue mensurar o KM percorrido pelo colaborador de maneira exata com auxílio do GPS integrado no sistema. (o GPS tem alta precisão via satélite, diferente da medição com o odômetro que pode variar de acordo com o veículo);
  • Análise do histórico de solicitações e aprovações;
  • Análise do percurso realizado pelo colaborador, se optou pela menor rota ou se houve necessidade de desviar da rota principal;
  • Registros integrados automaticamente com o seu sistema ERP e CRM;
  • Evita possíveis fraudes, registros duplicados e erros manuais;
  • Economia de até 40% com a automação do processo;

A automação do processo é positiva para todos da equipe, por exemplo, os colaboradores não precisarão mais se preocupar com anotações em papel, procedimentos manuais onerosos e ainda poderão obter seu reembolso mais rápido, uma vez que o processo automático agiliza o registro das informações. Para os gestores a automação é ainda mais interessante, disponibiliza dados em tempo real para a tomada de decisão, histórico por colaborador e ainda otimiza a rotina do time, aumentando sua produtividade.

E para a empresa de modo geral, a escolha por automatizar o processo de reembolso de KM pode apresentar resultados a partir do primeiro mês de implementação, com possibilidade de economia de até 40%, ou seja, para obter um processo de reembolso de KM eficiente priorize a automação aderindo a um plataforma específica de gestão de reembolso, como por exemplo a plataforma da Expense Mobi, que é pioneira em reembolso de quilometragem no Brasil, e em seguida inicie um planejamento e definição da política de reembolso da companhia que poderá abranger outros formatos como o reembolso em viagens, projetos e até mesmo particularidades para cada departamento ou filial.

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MAYCO LENNO
Analista de Marketing na Expense Mobi

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