Digitalização das notas fiscais: O que a lei diz sobre esse processo?

O mercado de um modo geral está migrando cada vez mais processos analógicos para o digital, algumas vezes obtém rápida aceitação e outras vezes nem tanto, podendo gerar inseguranças, por exemplo, a falta de confiança em realizar uma compra via e-commerce que era muito comum no início do segmento e após um certo tempo tornou-se um processo natural.

Com a digitalização de documentos não é diferente, apesar de ser um recurso muito útil por facilitar o registro e troca de informações, ainda gera algumas dúvidas, entre elas o respaldo jurídico.

O impacto da transformação digital nessa área é notório há algum tempo, em 2008 o sistema de nota fiscal eletrônica foi implementado no Brasil e como quase toda mudança de processos analógicos para o digital, gerou desconfianças no início, mas hoje está totalmente estabelecido e a NF-E tornou-se obrigatória em determinadas transações comerciais.

Agora sobre a digitalização de documentos fiscais, foi um processo que também teve sua legitimidade questionada e foi recebida com certa desconfiança no início, mas esse cenário está mudando, evoluindo semelhante ao exemplo anterior. Em 2015, por exemplo, a lei nº 13.105 foi aprovada e assim a reprodução de imagens digitais passaram a ser aceitas como provas em os órgãos públicos, no ano seguinte recebeu uma atualização por meio do Projeto de Lei 146/2007 considerando que documentos digitalizados teriam a mesma validade jurídica do impresso.

No cenário mais atual, obtivemos a aprovação da lei nº 13.874 de 20/09/2019 popularmente conhecida como Lei da Liberdade Econômica, que visa reduzir a burocracia nas atividades econômicas e reforça que documentos fiscais digitais possuem o mesmo valor jurídico que os físicos.

O artigo 3º parágrafo 10 diz exatamente o seguinte:

São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal:

Arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.

Você pode acessar o texto na íntegra clicando aqui.

Principais Benefícios da digitalização de documentos

Com a digitalização das notas fiscais obtemos benefícios como:

– Eliminação do acúmulo de papéis e arquivos físicos que ocupam grandes espaços que poderiam ser melhor aproveitados

– Mais velocidade nos processos entre gestores e colaboradores

– Rápido acesso aos registros via aplicativos e sistema web

– Maior segurança

E como é feito o armazenamento do arquivo digital?

Atualmente uma das melhores opções para armazenar notas fiscais digitalizadas são os aplicativos de gestão de despesas, pois, são serviços especializados nesse processo, armazenam os arquivos na nuvem e possuem diversas integrações que agregam na rotina das empresas.

Um modelo de armazenamento digital que não é recomendado seria a utilização do próprio computador para salvar os arquivos, por exemplo, os cupons fiscais. Computadores físicos são mais fáceis de serem corrompidos e podem sofrer uma pane no sistema sujeito à perda dos dados.

Um detalhe importante, opte sempre por serviços que se preocupam com a segurança dos dados do cliente e que utilizam as melhores práticas em tecnologia. Aqui na Expense Mobi, por exemplo, utilizamos a Amazon Web Service que é referência no mercado internacional.

O armazenamento digital é uma das formas mais práticas para arquivar documentos, pois conseguimos acessar rapidamente em diversos dispositivos, temos a segurança da computação em nuvem e como destacamos no inícios deste artigo, o mercado de um modo geral está migrando cada vez mais processos analógicos para o digital e muito em breve o arquivo e digitalização de notas fiscais será muito comum entre as companhias.

About the author

MAYCO LENNO
Analista de Marketing na Expense Mobi

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