De registros via aplicativo à automação do reembolso de Km: Como a Petrobahia está modernizando a gestão de despesas.

Ao final de 2019 a Petrobahia aumentou seu número de colaboradores consideravelmente e como todo crescimento costuma gerar novas demandas, identificaram a necessidade de melhorar o processo de prestação de contas da empresa afim de otimizar o tempo dos departamentos e obter mais transparência no processo.

Inicialmente a empresa tinha uma preocupação maior em melhorar a gestão do caixinha interno e também o modelo de adiantamento dos funcionários, ambos transacionados com dinheiro em espécie, e que apesar de ser um processo comum em algumas companhias, é pouco prático e seguro. Através de uma indicação da Totvs, conheceram a plataforma da Expense Mobi e em poucos dias de testes verificaram que além do caixinha e adiantamento, também poderiam automatizar todos os reembolsos e demais despesas corporativas, como por exemplo o reembolso de quilometragem, que era feito em planilhas e demandava muito tempo para os departamentos. Agora, todo o processo será registrado de maneira automática através do GPS no aplicativo e com análise dos dados em tempo real.

O próximo passo da Petrobahia é a implementação do serviço para 100% da companhia, que será realizado em novembro deste ano e com isso a empresa acredita que pode obter cerca de 30% de economia, uma vez que todo o processo estará automatizado com registros muito mais precisos, evitando despesas indevidas ou duplicadas e garantindo total transparência na prestação de contas.

O setor responsável pela implantação do projeto está muito animado com as possibilidades e já se refere ao processo manual como um modelo superado, um dos comentários do departamento foi:

“Há pouco tempo realizávamos as prestações de contas manualmente, com planilhas onde os colaboradores solicitavam os valores para um determinado projeto, viagem corporativa ou evento, mas o problema desse processo era principalmente o acúmulo de notas fiscais, a falta de transparência em alguns registros e todo o trabalho manual gerado antes, durante e após os pedidos de reembolso. Estamos animados porque agora, com o aplicativo da Expense Mobi, vamos resolver todos esses problemas e ainda economizar tempo e dinheiro.”

A Petrobahia é mais um case de sucesso intermediado a partir da parceria Expense Mobi e Totvs, que tem como objetivo integrar soluções inovadoras que tragam resultados e melhorias constantes aos clientes. Se você também é um cliente Totvs, converse com o seu consultor ou acesse totvs.store/expensemobi e saiba como alcançar resultados incríveis com a automação da prestação de contas e gestão de reembolsos.

About the author

MAYCO LENNO
Analista de Marketing na Expense Mobi

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Close Bitnami banner
Bitnami