Como a Page Group otimizou a rotina de trabalho automatizando a gestão dos reembolsos corporativos.

Um dos maiores players mundiais em recrutamento especializado, a Page Group, possui uma rotina dinâmica de trabalho e assim como outras multinacionais, gerencia uma grande demanda de reembolso de despesas dos seus colaboradores.

Em 2020, no início da pandemia do novo corona vírus, a empresa identificou algumas adversidades no processo manual de gestão de despesas que envolvia o acúmulo de recibos, envio de malotes pelo correio e registro manual no sistema. Isso motivou a procurar uma solução no mercado para a automação desse processo.

“Logo no início da pandemia todos os nossos colaboradores passaram a trabalhar em home office, porém, os reembolsos continuaram centralizados no escritório travando todo o processo, com isso, a nossa equipe de Facilities decidiu procurar uma ferramenta no mercado que pudesse nos ajudar a obter um processo de reembolso automático e digital e foi assim que conhecemos a Expense Mobi.”

A Page Group contratou a plataforma inicialmente para melhorar a gestão de reembolsos comuns do dia a dia, porém, ao utilizar a ferramenta descobriram outras funções abrangentes que também serão interessantes para a companhia no futuro, como por exemplo o reembolso de quilometragem, muito prático por facilitar a inclusão de endereços no aplicativo e registrar o cálculo exato da quilometragem percorrida.

Após a contratação da plataforma da Expnese Mobi e já com o processo de reembolso totalmente automatizado, uma das vantagens que a empresa destaca é a velocidade e a praticidade que obtiveram, só em relação à produtividade otimizaram 75% do tempo de trabalho.

“Antes de conhecer a Expense Mobi nós gastávamos em média 20 minutos para registrar um único reembolso, porque tínhamos que anexar os recibos em folhas de sulfite manualmente e inserir no sistema um por um, mas agora todo o processo é digital, com o colaborador registrando os comprovantes no aplicativo e o gestor aprovando em seguida, ficou muito mais rápido e finalizamos em no máximo 5 minutos. A facilidade de acessar as informações a qualquer momento do dia e ter tudo organizado gera uma economia de tempo que faz muita diferença no trabalho.”

Atualmente a empresa está com a plataforma totalmente integrada ao seu ERP, utiliza o serviço para 30% dos seus colaboradores e está iniciando o cadastro dos demais funcionários com o objetivo de implementar o serviço para 100% da companhia e em breve explorar outros recursos da plataforma como a gestão de reembolsos de quilometragem e o Mapa de Equipe.

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MAYCO LENNO
Analista de Marketing na Expense Mobi

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