Como a Interplayers, empresa do segmento de saúde e bem-estar, conseguiu parametrizar suas despesas com viagens corporativas de modo racional e automatizado

É comum que as empresas tenham um controle manual de suas despesas com viagens corporativas e reembolsos em geral, mas sempre há um determinado momento em que é imprescindível evoluir o processo de registro e auditoria dessas despesas para um modelo de trabalho automatizado.

Com a Interplayers essa necessidade ocorreu há cerca de dois anos, quando o processo manual já estava impraticável e perdia-se muito tempo com a auditoria dos comprovantes de despesas de viagem devido ao alto volume de registros, que demandavam cada vez mais tempo e mão de obra.

Neste momento, a empresa decidiu procurar uma solução no mercado que atendesse suas necessidades e identificou na plataforma da Expense Mobi os requisitos que precisavam como, por exemplo, a possibilidade de “racionalizar o processo” a partir da digitalização dos documentos e também com a configuração de limites de despesas de viagem.

Outro ponto que também foi fundamental para a adesão ao serviço foi a possibilidade de substituir a utilização de arquivos físicos por digitais, uma vez que eles são de fácil acesso na plataforma, estão disponíveis 24h por dia e permanecem arquivados por um período mínimo de 5 anos.

A Interplayers, por se tratar de uma grande empresa e pioneira no segmento no Brasil, precisava naquele momento de uma solução equivalente e conseguiu alcançar seus objetivos com a ExpenseMobi:

  • Obteve um gerenciamento de arquivos otimizado e 100% digital;
  • Reduziu consideravelmente suas despesas com envios de malotes e correspondências;
  • Reduziu o tempo gasto com o processo manual e obteve consequentemente um aumento na produtividade da equipe;

“O nosso modelo de gestão de despesas melhorou muito após a implementação da Expense Mobi, agora conseguimos realizar toda a auditoria de maneira rápida, com análises e aprovações diárias, minimizando a existência de gargalos no fim do mês”.

Sabemos que toda mudança de processo pode causar uma certa resistência entre os departamentos e é por isso que participamos ativamente da implantação de cada novo cliente, realizando treinamentos aos gestores, orientando-os na comunicação com os seus colaboradores e disponibilizando um suporte-técnico para dúvidas pontuais do dia a dia. Hoje a Interplayers é mais um case de sucesso da Expense Mobi em uma parceria com mais de dois anos e que esperamos perpetuar por muito tempo, disponibilizando sempre novos recursos tecnológicos que auxiliem na evolução da gestão de despesas e também em uma economia relevante para a companhia.

About the author

MAYCO LENNO
Analista de Marketing na Expense Mobi

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