As pequenas fraudes no registro de despesas corporativas são um problema cultural?

Recentemente uma pesquisa realizada no Reino Unido levantou dados relacionados à fraudes em reembolso de despesas nas corporações do país. Esses dados indicaram que 25% dos colaboradores das empresas admitiram exagerar na hora de solicitar seus reembolsos.

A pesquisa foi realizada de maneira independente pelo instituto One Poll e o seu objetivo era avaliar o impacto da desonestidade na sociedade e na cultura corporativa, se as pessoas se sentem culpadas por alterar valores reportados, suas justificativas e a probabilidade de serem desonestas.

Analisou também como o departamento financeiro pode ser proativo assumindo o controle da situação e com menos dependência do comportamento dos funcionários.

Aqui estão 3 destaques:

  • A categoria de despesa que a maioria dos entrevistados já haviam alterado alguma vez na vida foi a de Quilometragem / Combustível, representando 40,6% do total.
  • Cada trabalhador excedeu em média um total de R$ 2mil reais por ano.
  • 15% dos entrevistados admitiram exceder um pouco o valor de qualquer despesa no momento de registrá-las para a empresa.

Além dos pontos destacados acima outros tópicos nos chamaram a atenção:

  • Homens têm mais chances de alterar suas despesas do que as mulheres, com mais de 18% admitindo exceder o valor em comparação aos 13% de mulheres.
  • Quase um terço dos trabalhadores que alteraram suas despesas (30%) admitiram que não se sentem culpados e sentiram que mereciam o dinheiro extra, 13% se sentiram muito culpados e 57% se sentiram um pouco culpados.
  • Daqueles que admitiram exagerar ao reportar suas despesas, quase um quarto (24%) disseram que fizeram isso porque todo mundo faz, pouco menos de 15% alegaram que alteram o registro porque dificilmente seriam descobertos. Enquanto isso, 21% afirmaram se comportam dessa maneira porque se sentiam subvalorizados, 21% porque acreditam que estão ganhando menos do que deveriam e pouco menos de 20% porque acham que é da natureza humana tentar levar vantagem nos processos.

Alterar um valor de despesa de reembolso é uma maneira sutil de desvio do funcionário e por ser tão sutil, os colaboradores argumentam que: “todo mundo faz isso, merecemos um dinheiro extra”.

Essa justificativa não é plausível, mas também não parte de alguém que está planejando algo de ruim. Há razões óbvias pelas quais as pessoas fazem isso: é fácil de fazer e fácil de obter.

Além disso, 82% disseram nunca terem sido flagrados e dois terços das pessoas que já foram flagradas, apontaram que a repercussão negativa foi leve. Então, por que não fazer?

Se a organização não leva a gestão de despesas e reembolsos a sério, então por que a equipe deve levar a sério?

Para alguns, pode ser uma forma de retaliação: obter uma espécie de vingança contra uma empresa que parece ser desonesta, cruel e injusta com o funcionário. Para outros, é simplesmente a restituição do que lhe é devido.

Como você pode ver, as fraudes nos registros de despesas não são um problema particular do Brasil, os dados acima foram retirados de uma pesquisa realizada no Reino unido e tudo indica que esse comportamento se replica em qualquer organização que não tenha bons processos na gestão de despesas.

Mas então o que devo fazer nessa situação?

Listamos abaixo sete passos importantes para que você tenha um maior controle da gestão de despesas na companhia e consiga engajar os colaboradores para que contribuam com esse processo.

  1. Primeiro, deixe as pessoas saberem como essa prática é incomum no mercado em geral e provavelmente incomum também na companhia, não é a norma para a maioria dos colaboradores. Mostre que há apenas uma minoria que realiza esse tipo de alteração nas despesas, dê algumas estatísticas e enfatize que apesar de ser uma minoria, os prejuízos podem ser muito grandes para a empresa.
  2. Depois explique melhor sobre os sistemas, metodologias e políticas de despesas que a empresa adotou. Caso a sua empresa ainda não tenha uma política de despesa e reembolso estruturada, clique aqui e veja como elaborar uma.
  3. Realize alguns programas internos para que os funcionários de todos os níveis e setores possam discutir e estabelecer o código de ética da empresa.
  4. Informe-os sobre o quanto uma fraude pode custar para a empresa, você pode utilizar como exemplo os mesmos números em destaque na pesquisa, enfatizando o volume e ticket médio.
  5. Reveja os programas de remuneração, benefícios e analise como as pessoas se “comparam” com as outras na organização e no mercado.
  6. Não permita que fraudes de despesas sejam vistas como uma maneira de conciliar uma restituição salarial.
  7. Automatize o processo de reembolso aderindo a um sistema que atenda suas necessidades.

Siga esses passos e crie uma política de despesa transparente, assim será possível obter um maior engajamento da equipe e melhor organização nos processos de prestação de contas da companhia.

About the author

MAYCO LENNO
Analista de Marketing na Expense Mobi

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Close Bitnami banner
Bitnami