5 passos para definir uma boa política de reembolso para a sua empresa

Se a sua empresa tem um volume de reembolsos recorrente, por menor que seja, é importante estabelecer os processos, delimitar gastos e planejar uma política eficiente.

O objetivo da política de reembolso é definir quais despesas serão aceitas pela companhia, se há um valor limite para os custos, quais são as exceções e demais particularidades.

Confira abaixo 5 critérios importantes para você estruturar uma boa política de reembolso de despesas na sua empesa:

01 –Controle de gastos e economia

Uma política de reembolso serve para que você tenha um melhor controle dos gastos da empesa e consequentemente uma maior previsibilidade de custos e economia.

Para os gestores significa ter informações mais detalhadas e uma gestão mais transparente. E para os colaboradores é um indicador de que a empresa se preocupa com os processos, está mais organizada e comprometida.

02 – Mapeamento da demanda e particularidades da companhia

Outro ponto importante é avaliar a demanda atual da empresa, processos, número de funcionários, frequência de viagens e despesas de reembolso realizadas por setor e filial, uma vez que filiais em estados diferentes podem ter limites de gastos distintos, por exemplo, o limite de reembolso para alimentação em São Paulo pode ser diferente da cidade de Maringá.

03 – Comunicação clara sobre a nova política

Apresente a nova política e seus processos aos colaboradores. Explique sobre os benefícios de se ter uma política de reembolso implantada na empresa e detalhes como: Limite de gastos, prazo máximo em que será reembolsado entre outras informações.

04 – Automação do processo

Cuidado para que a política de reembolso não se torne um processo burocrático, por isso é necessário automatizá-la. Com a automação o processo flui de maneira mais prática, os dados salvos na nuvem são facilmente acessados e as aprovações e correções são mais ágeis. Por isso não considere registrar notas, recibos e outras informações manualmente em papéis e planilhas, escolha um sistema que atenda às suas necessidades e automatize o processo.

05 – Adiantamento

Uma das tendências de mercado para fazer adiantamentos é a utilização de cartões pré-pagos no lugar do caixinha em dinheiro. Com o cartão pré-pago o gestor pode transferir uma quantia exata para o funcionário ou loja. O McDonald’s, por exemplo, melhorou todo o processo do caixinha interno com a solução da Expense Mobi em parceria com o cartão pré-pago Ticket Empresarial.

Agora que você já conhece os principais critérios para definir uma política de reembolso, faça o seu planejamento e converse sobre esses pontos com os responsáveis pela gestão de despesas na sua empresa.

E como mencionamos anteriormente, opte pela automação do processo aderindo a um sistema que atenda suas necessidades.

About the author

MAYCO LENNO
Analista de Marketing na Expense Mobi

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